Le covoiturage événementiel en trois clics !

Quelques outils complémentaires pour gérer votre covoiturage

Comment inciter le covoiturage pour événement public ?
Pour réellement développer le covoiturage pour l’événement que j’organise, il est nécessaire de le promouvoir le plus souvent possible dans le cadre de la relation avec vos invités. Une fois votre événement Movewiz créé, on constate trop souvent que les organisateurs s’arrêtent à la mise à disposition du lien dans un mail ou sur leur site Internet. Hors, pour promouvoir le covoiturage, il faut l’inciter !

Vous trouverez ci-dessous quelques trucs pour développer le covoiturage pour votre événement.

Sur votre site Internet, vous devrez créer une page effectuant la promotion du covoiturage sur laquelle vous insérez le ou les liens MoveWiz  générés.

Ensuite, nous vous recommandons de réfléchir aux récompenses que vous pourriez mettre en place et qui inciteraient les participants au covoiturage :

-  Parking réservé au covoiturage proche de l’événement
-  Cadeau donné aux covoitureurs à leur arrivée
-  Réduction sur le billet si l’événement est payant
-  …

Nous vous donnons ci-dessous l’exemple du  Festival des rencontres Brel à Saint Pierre de Chartreuse qui pratique l’incitation au covoiturage depuis quelques années :

 

Pour finir, il est important d’intégrer dans votre communication régulière avec vos invités/participants votre promotion du covoiturage.

Par exemple, vous pouvez présenter les avantages que vous proposez pour les covoitureurs :

-  Sur la page d’inscription à votre événement
-  Dans le message de confirmation de l’inscription ou d’achat de billet
-  Sur le billet même si vous avez la main sur son contenu
-  Dans un mailing spécifique 10 jours avant l’événement
-  Etc …

On remarque souvent que les participants ne covoiturent pas parce qu’ils n’ont pas reçu l’information du système mis en place par l’organisateur de l’événement.

A vous de jouer maintenant !

Comment inciter le covoiturage pour un événement professionnel ?

En général, l’événement n’est pas public et la promotion du covoiturage se fera donc par contact direct avec les invités à l’événement.

Après avoir créé votre événement MoveWiz, il est tout d’abord important d’insérer la promotion du covoiturage à chaque contact avec vos invités. Sur vos plaquettes ou flyers, dans chaque mailing, pensez à intégrer un texte sur la démarche avec le lien MoveWiz. Nous vous rappelons que dans le mail envoyé par Movewiz  à l’organisateur suite à la création de l’événement sur le site, nous vous envoyons un courriel le texte suivant que vous pouvez insérer dans vos propres courriels à destination de vos invités :

« Bonjour,

Afin de limiter vos dépenses, d’agir en faveur de l’environnement et en réduction du réchauffement climatique, je vous propose de venir à l’événement « nom de l’événement » que j’organise en effectuant du covoiturage.

Rien de plus simple,

- suivez le lien : http://www.movewiz.fr/participation?xxxxxx
- voyer en un coup d’œil quels participants pourraient covoiturer avec vous,
- contacter les … tout est sur la carte.

A vous de jouer !

Merci

Ma signature »

 

Autre solution possible, suite à la création de votre événement MoveWiz, vous avez la possibilité de pré-remplir le tableau des participants avec leur nom, adresse et contact, ce qui vous permet alors d’envoyer à vos invités une carte déjà complétée des participants. C’est toujours la loi du moindre effort !

Dans le cadre professionnel, les conducteurs ne pensent souvent pas qu’en allant à un événement par exemple avec un collègue, il lui reste encore 3 places pour d’autres covoitureurs. Vous pouvez aussi accentuer votre communication pour inciter les conducteurs à s’inscrire sur MoveWiz par un message du type : " Vous avez des place libres dans votre voiture ? Proposez les pour du covoiturage "

Pensez aussi que les participants ne covoiturent pas uniquement parce qu’ils n’ont pas reçu l’information du principe de covoiturage mis en place par l’organisateur de l’événement.

A vous de jouer maintenant !

Comment évaluer l’efficacité du covoiturage mis en place pour venir à mon événement ?

L’évaluation du covoiturage réellement effectif le jour de l’événement est toujours une problématique difficile.

Néanmoins, il est possible de le faire de différentes manières :

-  à l’arrivée sur le site de l’événement, si vous avez mis en place des parkings réservés, vous pouvez avoir une personne qui compte les voitures et les covoitureurs,
-  au niveau de l’achat du billet d’entrée à l’événement, posez la question aux clients « Etes-vous venu en covoiturage ? » et notez les résultats sur une feuille au niveau de la billetterie.
-  si vous avez un système d’inscription, à l’arrivée des participants, faites les émarger une feuille intégrant une colonne indiquant leur mode de déplacement. Nous vous proposons un fichier d’émargement type que vous pouvez réutiliser librement.

Format Word
Format PDF
Je souhaite mettre en place une charte de covoiturage ?

Movewiz vous propose une charte du covoiturage que vous pouvez reprendre, adapter …

Conducteurs

Vous allez prendre des passagers dans votre voiture dans le cadre de covoiturage. Dans ce cadre vous :

  • attestez être en règle et vous vous engagez à présenter spontanément à vos covoitureurs, votre permis de conduire, les papiers du véhicule, et l'attestation d'assurance si ceux-ci vous le demandent,
  • adoptez une conduite souple dans le respect du code de la route. Vous êtes avant tout responsables de la sécurité de vos passagers,
  • respectez la réglementation en matière d’alcoolémie au volant, notamment pour le retour si l’événement propose des boissons alcoolisées,
  • respectez vos engagements pour le retour notamment pour la ponctualité au rendez-vous,
  • échangez vos numéros de téléphones portables avec les passagers, ça peut servir pour se retrouver au retour.

 

Passagers

Vous allez monter dans le véhicule d’un conducteur dans le cadre de covoiturage. Dans ce cadre vous :

  • respectez la propreté du véhicule,
  • ne gênez pas le conducteur durant le trajet,
  • respectez les choix du conducteur notamment en matière de préférence « radio ou discussion »,
  • respectez vos engagements pour le retour notamment pour la ponctualité au rendez-vous,
  • échangez vos numéros de téléphones portables avec le conducteur, ça peut servir pour se retrouver au retour.
Je souhaite mettre sur mon site Internet un article sur ma responsabilité d’organisateur en matière de covoiturage ?
Movewiz vous propose  de mettre sur votre site Internet le message suivant : "Nous, organisateur de l’évènement, mettons en place ce service de covoiturage pour faciliter la mise en relation de conducteurs et de covoitureurs afin de limiter l’impact environnemental de notre événement. Les utilisateurs du service acceptent d’agir sous leur seule et entière responsabilité. Nous ne saurons en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage que pourrait subir une personne du fait de l’utilisation du présent service notamment en cas de dommages survenant durant les trajets."
Si les covoitureurs souhaitent faire un partage de frais, quels prix doivent-ils pratiquer ?

Dans le covoiturage, vous ne pouvez partager que les coûts liées au trajet effectué, à savoir la consommation de carburant et les péages s’il y en a. Vous ne pouvez pas intégrer d’autres coûts comme l’assurance, l’entretien du véhicule, l’usure des pneus …

Pour effectuer un partage de frais, vous pouvez donc calculer le prix du trajet en carburant/péage et diviser par le nombre de personnes dans la voiture (conducteur compris). Pour vous simplifier la vie, nous vous mettons à disposition une calculatrice Excel.

Imprimer un flyer MoveWiz
Voir la rubrique Questions "Avez-vous un flyer que je peux déposer quelque part pour vous faire connaitre ?"

Vous avez des suggestions, des idées pour améliorer le service lié à MoveWiz, n’hésitez pas à nos en faire part :
C'est par ici !

Bon covoiturage avec MoveWiz !

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